採用選考のほとんどは書類選考からスタートします。
履歴書・職務経歴書などの応募書類を企業に送付し、面接に進めるかどうかの連絡を待つのが基本の流れとなりますが、企業によっては書類選考期間が長期になり、なかなか結果を知らされないケースがよくあります。長期間連絡がないのは確かに不安です。進捗状況について確認したくなるはずです。
ここでは、書類選考の結果を問い合わせる際の注意点について詳しく解説していきます。
書類選考結果の連絡が来るのはいつ？
書類選考とは
就職または転職において、応募者の書類の内容を審査し、次の筆記試験や面接などに進む人を絞り込む選考方法が書類選考です。応募者側は企業が指定する書類を作成し、期日までに送付しなければなりません。一般的には履歴書や職務経歴書などを作成することが多く、クリエイティブ系の職種やエンジニアなどは、これまでの成果物やポートフォリオを求められることもあります。また、市販の履歴書ではなく企業指定のフォーマットを使用しなければならない場合もありますし、職務経歴書のみで選考を行う企業もあります。
書類選考の連絡が来るタイミング
企業にもよりますが、一般的には書類提出から1週間～2週間程度で結果の連絡が来ることが多いようです。ただし、応募先の企業の状況によって連絡が来るまでの期間は異なり、書類を送ってから数日で連絡が来るところもあれば、1カ月ほどかかるところもあるようです。一部には「○日以内に連絡します」のような形で、事前に目安を通知されることもあります。
書類選考結果の連絡が遅れる主な理由
「応募書類を送ったのに返事が来ない」
そんな場合、応募者は不安になると思いますが、企業の営業日や採用担当者の人数・選考フローほか様々な要因により選考のスピードは異なります。採用結果の通知にはある程度のタイムラグがあり得ることを知っておきましょう。
採用担当者の業務が多い
選考が繁忙期と重なった場合、ほかの業務との兼ね合いで連絡が遅れることがあります。応募者の人数が想定以上に多い場合、採用担当者の負担が増えて仕事が滞りやすく連絡のタイミングは遅くなりがちです。また、採用担当者は採用実務だけが仕事ではなく、他にもたくさんの業務を抱えています。忙しい業務の合間を縫って、採用実務をこなしているので多少のタイムラグは許容範囲と捉えておきましょう。
選考に時間を要している
担当者の上長からの承認が遅れると、合否を連絡できないことがあります。一次選考が担当者に一任されている場合は上長承認を省略することができますが、ほとんどの場合は決裁者の最終承認が必要となるため選考結果が出るまで時間を要することがあります。また、応募書類が一定数集まってから選考を始める企業もあるため、募集開始から早い段階で書類を送っていた場合、選考結果の通知が遅くなる可能性があります。選考そのものが長引いている場合は、合格であっても連絡が遅くなることがあります。
不採用通知の優先度が低い
採用結果の通知は合格者から優先して行う企業が多く、不採用の連絡は遅くなることがあります。また合格者の次の選考の調整を優先し連絡が遅れるケースもあります。さらに、合否のボーダーラインにいる場合、結果を保留にすることで連絡が遅くなる可能性があるようです。その理由は合格者の辞退があった場合、補欠合格となる可能性があるためです。企業側にとっては採用予定数を確保することが最優先。内定辞退など取りこぼしも発生するため、採用状況次第で通知が遅れることを覚えておきましょう。
書類選考の結果を企業に問い合わせる方法
書類選考結果の問い合わせ方
・企業に連絡を入れるタイミング
企業側から通知された期間を超えた場合は連絡してもよいでしょう。特に期間が設定されていない場合は、少なくとも2週間以上待ってからのほうがよいかもしれません。一般的に、2週間程度で書類選考の結果を連絡する企業が多いからです。
・企業への問い合わせ手段
問い合わせの手段はメールが望ましいでしょう。採用担当者の業務を妨げず、空いた時間にチェックしてもらえるので、メールでの連絡をおススメします。電話で問い合わせをする場合には、連絡するタイミングに配慮しましょう。電話での連絡が妥当とされるのはメールで連絡しても返信がない場合です。その場合、企業の営業日の営業時間内に電話をかけるようにし、始業後と終業前の1時間、ランチタイムは避けましょう。
選考結果を問い合わせるときのポイント
採用担当者をせかさず、謙虚な姿勢をつらぬくのが基本。
「貴社の志望度が高いため、選考状況を確認させていただきました。」など、伝え方には十分な配慮が必要です。合否そのものを尋ねるのではなく、選考の進捗状況や結果が出るタイミングなどを聞くようにするのがポイントです。「先日、書類選考に応募いたしましたが、書類はそちらに届いておりますでしょうか。」など、直接合否などを聞かないことが重要です。
転職エージェント経由で確認する方
転職エージェントを利用している場合は、担当のキャリアアドバイザー宛てに連絡を入れるとよいでしょう。
応募者の代わりに状況を確認してもらえますし、自分で問い合わせる場合でも、問い合わせのタイミングやメールの文面について相談することができます。
選考結果を問い合わせる際の注意点
書類選考の結果が出るタイミングは企業により異なる
一般的には「応募書類送付から選考結果の通知までは1、2週間」とされていますが、企業ごとの事情によりそれより遅れることが少なくありません。事前に選考期間の目安を示し、速やかな選考を行う企業もあれば、書類選考の期間を長めに採る企業もあります。まずは、書類選考の期間は一律ではないことを知っておいてください。
書類選考の結果通知が遅れる理由
・採用担当者の業務量が多い
・採用選考に費やす時間が多い
・不採用通知の優先度が低い
その他、企業ごとの事情により連絡が遅れることがあります。
選考結果の問い合わせにおいて気をつけること
選考結果の問い合わせはメールで行うのが基本。
採用担当者の業務を妨げることがなく、手の空いた時間に随時確認できるので安心です。
電話で直接確認したい方もいるかもしれませんが、連絡は基本メールで行い、一定期間連絡がなかった場合のみ電話するようにしましょう。さらに電話をする際には、出社・退社間際の時間帯やお昼時は避けましょう。
問い合わせの内容にも注意
問い合わせの際、採否の結果を直接聞くのは好ましくありません。
「貴社の志望度が高いため、選考状況を確認させていただきました。
先日、書類選考に応募いたしましたが、書類はそちらに届いておりますでしょうか。」
などのように、あくまで謙虚な姿勢を保つことが大切です。採用担当者を急かすような問い合わせは、相手の心証を悪くしますし、僭越な行為と言えるかもしれません。
