一口に事務職といっても、さまざまな仕事があります。たとえば営業事務・人事事務をはじめ、経理・総務とその分野は多岐にわたります。なかでも総務事務はよく耳にしますが、同じく庶務という言葉もあります。総務と庶務は同じようなイメージを持つ人も多いですが、実際はどのような違いがあるのでしょうか？
今回は、庶務とはどういった仕事内容なのか、同じように見られがちな総務との違い、転職活動のポイントまで詳しくご紹介していきます。
庶務の基礎知識
事務職は現在でも多くの企業から求人募集されており、特に女性にも人気の高い職種のひとつです。これから就職活動を進めていくのであれば、どういった仕事内容なのか、自分に特質にマッチしているのかどうかなど、事前に把握しておきたいものです。
ここでは、まず庶務の仕事について、基礎知識をチェックしていきましょう。
庶務とは
そもそも「庶務」とは、雑多な事務の仕事そのものを指す言葉です。いわば「事務」という仕事すべての基礎ともいえる存在であり、その仕事内容は多岐にわたります。たとえば電話応対、来客対応、伝票処理、備品管理、資料作成、ファイリング、データ入力、清掃なども庶務が行う仕事の一部です。
庶務は仕事の範囲が広い傾向にあり、従業員が会社でスムーズに業務に集中し、働くためになくてはならない仕事でもあります。企業によっては「一般事務」と言われることもあり、庶務よりも一般事務という言葉のほうが聞き慣れている人も多いかもしれませんね。
庶務は上記のような仕事が一例ではありますが、会社によって担当する業務が異なることもあります。
庶務に求められるスキル
庶務は事務の基礎ともいえる仕事が多いですが、求められるスキルは幅広く、細やかな配慮が必要にある重要な仕事です。たとえば「ビジネスマナー」は、社会人にとっても重要なスキルのひとつ。庶務でももちろん大切なスキルであり、正しい敬語が使え、電話や来客時のマナーが身に付いていることが求められます。
またコミュニケーション能力も、多くの部署とかかわりを持つ庶務にとって欠かせないスキルです。コミュニケーション能力が高ければ、幅広い部門の従業員と協力して円滑に仕事ができるため、上司からも大きな期待を寄せられる存在に。
基本的なパソコンスキルもビジネスシーンで有効になるスキル。ワード、エクセルなどのソフトを使って仕事ができると、庶務として伝票処理や備品管理・資料作成など幅広い分野で会社に貢献することができます。
庶務は総務とどう違う？
庶務と総務。言葉のイメージからすると、一見して同じような印象を持つ人も少なくありません。しかし総務とは、庶務とはまた異なる役割を持ちます。ここでは庶務と総務について、意味の違いや共通点などについて見ていきましょう。
庶務と総務の意味の違い
庶務は、先述したように雑多な事務、さまざまな雑務という意味合いです。一方で総務とは、組織全体に関わる事務を担当する職務にあたります。総務はその部署・人を指して使われる言葉なのに対し、庶務はある部署に配属され、その部署内で担当する業務です。
総務の仕事との共通点
総務と庶務とは、仕事の共通点もいくつかあります。たとえば、双方ともに他の部署に所属する人の仕事をサポートする役割を担うことが多いです。企業内でも「縁の下の力持ち」といった存在で、営業などのような社外に出て活動する仕事とは異なり、バックグラウンドで活躍するポジションといえるでしょう。
また総務は、企業によっては庶務と同じく一般事務を担当することがあります。企業の規模によってはバックオフィス部門の人員に限りがあることもあり、複数の業務を担当するケースが多いのです。総務と庶務は、仕事の範囲が広い傾向にある点でも共通しているといえます。
総務との仕事内容の違い
庶務は各部門、部署、事業所などに配置され、主に所属先の内部の事務作業を担当するのが特徴です。企業によっては、総務課の中に庶務が設置されているケースもあります。
一方で総務は、主に会社全体の仕事を担当するのが特徴です。たとえば社内制度の整備、福利厚生の充実化、社内イベントの企画や運営などが挙げられます。総務は経営側に近い部門であり、企業全体の運営がスムーズに遂行できるよう尽力します。
庶務の仕事に向いている人の特徴
庶務の仕事は、各部署において発生する雑多な仕事を引き受ける役割を担います。それぞれの部署で円滑に仕事が進むよう、ときには従業員のサポートに回ったり支えたりすることもあるでしょう。ここでは、庶務の仕事に向いている人の特徴について見ていきましょう。
誰かのサポートにやりがいを感じられる人
庶務の仕事は、決して華やかといわれるジャンルではありません。どちらかというと、陰ながら誰かのサポートをする「黒子役」に徹するシーンも多いです。そのため、庶務は誰かの助けになりたい、サポート役にやりがいを感じるといった人に適しているでしょう。
庶務は主にバックオフィスを担当し、顧客と直接対応を行う営業部門・生産部門などフロントオフィスをサポートする役割です。仕事内容が会社の売り上げと直接結びつきにくい部門でもあるため、誰かを支援することが仕事のモチベーションにつながる人が望ましいでしょう。
細かな作業を正確にこなすのが得意な人
庶務の主な仕事は事務作業が中心になります。パソコンなどで細かな文章・数字を扱うこともあり、ミスがないよう正確に業務を遂行する必要があります。たとえば、言われたことを正しく理解する、郵送物の発送や伝票処理を間違えないなど、基本的なことではあっても冷静に処理できないと、単純ミスで間違えてしまう人もいるでしょう。
細かな作業でも焦ることなく正確に完成させることができないと、ほかの人の仕事に支障をきたす恐れもあります。黙々と正確にこなすことが得意な人には、庶務はピッタリの仕事といえるでしょう。
臨機応変に対応できる柔軟性のある人
庶務は仕事内容が幅広い職種です。そのため、状況に応じてさまざまな依頼・ニーズがあることが想定されます。庶務は、依頼されたあらゆる仕事を臨機応変にこなす能力が求められるポジションといえます。
また、庶務はほかの部署の影響を受けやすいのも特徴です。たとえば突然新しい仕事が舞い込む、複数の仕事を同時に依頼されるなど、自分の状況に関係なく相手の要望を受け入れることが必要になることも。そんなときには仕事の優先順位を見極めて柔軟に対応することが大切であり、柔軟性がある人は庶務に向いているといえます。
庶務への転職を成功させるためのポイント
自分自身の性格や特徴を見つめ直し、「私には庶務に向いている」「庶務の仕事に就きたい」と思っている人もいるのではないでしょうか？適職を選ぶことは、仕事を長く続けるコツのひとつでもあります。ここでは、庶務への転職を考えた場合、成功させるためにはどんなことに気をつけたらいいのか、ポイントをご紹介していきます。
幅広い求人に応募する
まずは希望する職種を限定しすぎず、幅広い求人に着目し、応募することが重要。基本的に転職活動では、応募先を絞り込みすぎないことがポイントのひとつです。
ちなみに庶務を含む事務職の有効求人倍率は、ほかの職種と比べて低い傾向にあります。東京ハローワークの 「職種別有効求人・求職状況（一般常用）」において、2019年8月の時点で東京都の事務的職業の有効求人倍率は0.57倍。職業計の求人倍率は1.76倍であり、1.19ポイントもの差があるのが現状です。
有効求人倍率0.5倍の目安は、100件の求人に対して200人の応募がある程度。ライバルとなる求職者が多く、転職の難易度は高い傾向にあるため、幅広く求人に目を通してみることが大切です。
【出典】東京ハローワーク 「職種別有効求人・求職状況（一般常用）」 2019年8月
志望動機や自己PRの内容を充実させる
庶務を希望している人で特に事務職未経験者については、志望動機や自己PRについてしっかりとまとめて内容を充実化させておく必要があります。たとえ他の職種に就いていたとしても、その業務経験をどのように庶務の仕事に活かせるかが問われるためです。
これまで庶務とは全く異なる仕事をしていたとしても「誰かのサポートをしてやりがいにつながった」「ほんのちょっとしたことが大きな成果へつながり喜ばれた」など、庶務の仕事につながるエピソードがあればぜひ活用しましょう。
もし自分だけではなかなかうまくまとめられない、どこに焦点を当てたらいいかわからないといった場合には、第三者に客観的な視点から添削してもらうと良いでしょう。
第三者による転職サポートを受ける
転職活動では、希望する職種に応じて必要な準備をしておくことが内定獲得への近道にもつながります。庶務の仕事を目指しているのであれば、庶務への転職に特化した対策ができると望ましいでしょう。たとえば、庶務の仕事についてよく把握している第三者の面接対策や、履歴書・職務経歴書の添削などが有効です。
この他には、ハローワークの職員や転職エージェントなど、転職のプロに対策を依頼する方法もあります。自分だけで転職活動をしていると「自分に何が足りなくて何が必要なのか」、客観的な意見を求める場がありません。第三者の意見も交えながら転職活動を進めると、より効率よくスムーズに進められるでしょう。
庶務への転職に成功した先輩の声
ここでは、キャリアサポートのサポートを得ながら庶務（一般事務）への転職に成功した先輩の声を紹介していきます。転職エージェントの力もうまく活用しつつ、どのような形で転職できたのか体験談を見ながらぜひ参考にしてみてください。
前職は新卒で介護施設にて介護職に。異動によって人材不足の部署に配属され、夜勤の増加、正月もフル出勤といった環境となり、転職しようと考えたとのこと。キャリアスタートは、オファーメール内容が自分の条件にマッチしており、初めてだったもののエージェントを活用してみようと思い登録されたそうです。
エージェントはドライだという評判を聞いていたものの、キャリアスタートはとてもフレンドリーに対応してもらったのが好印象とのこと。おすすめの転職エージェントとして友達にも紹介しているそうです。
H.Sさん
前職では、高校卒業後に関西から東京へ上京しIT企業に入社。システムの運用保守をメインにオペレーションなどをしていましたが、夜勤が多いのに夜勤手当がつかず、結婚など将来も考えて日勤の仕事に転職しようと考えたとのことです。
キャリアスタートに登録した理由は、オファーメール。1人で活動していて失敗したこともあり、お願いしてみようと思い登録したとのこと。キャリアスタートでは、条件を伝えやすくて条件に合った求人を紹介してもらえたのが良かったポイント。担当者に親身に話を聞いてもらえたので、不安に思っていることも話しやすかったそうです。
菊田美奈さん
前職では、カウンセラーなど「誰かの助けになりたい」という希望があり、学童のアルバイトにやりがいを感じてそのまま学童に就職。しかし思ったようなキャリアやスキル習得も見込めず離職。その後アルバイトなどをしながら将来を考え、将来的に収入アップも見込めるIT系を目指そうと考えたとのこと。
キャリアスタートを利用しようと思ったのは、未経験の職種へのチャレンジであり、転職後のミスマッチを防ぐ意味でもエージェントを活用したほうがいいと感じたため。実際にサービスを利用し、前職での福利厚生面など当たり前の部分（価値基準）がいかに違うのかを教えてもらうことができたそう。また、自分ではできないこと、自分ではわからなかった自分の良さを見つけてもらえたことがとても嬉しかったとのことです。
庶務はどの部門でも存在する大切な仕事！
庶務という仕事は、ひとつの職種というより、どの部門にでもある仕事の総称でもあり、各部門の社員をサポートするために欠かせない仕事でもあります。「誰かの力になりたい」「職場がより効率よく回転することで、みんなの職場環境を気持ちのいいものにしたい」といった考えを持つ人にはぴったりの仕事内容です。
これから庶務の仕事に就きたいと考えるのであれば、キャリアサポートなど第三者の意見も大切にしながら効率よく転職活動を進めましょう。
