就職活動をする上での電話マナーを知ろう

転職や就職活動において電話でのマナーや対応というのはとても大切です。
もちろん就活先の面接官やスタッフの人と電話でやり取りをする機会も増えてくるでしょう。
そう行った時に他の人よりも一歩飛び抜けてアピールできるのがこの電話でのマナーや対応です。この機会に是非覚えて就活に役立てましょう!

◆電話をするタイミング

自分から電話をするにしろ、折り返しの電話を掛け直すにしろ、電話をする時間帯はとても重要です。時間帯によっては相手側にご迷惑をお掛けする場合もあります。
避けたい時間帯としては、まず午前11時頃まではやめておきましょう。
午前中というのは会議などのイベントが入っていることが多く対応に追われるからです。
またお昼の12時~13時もしない方がいいですね。
あとは夕方18時以降は完全に仕事が終わっている可能性が高いので就業時間以外はやめておきましょう。万が一、どうしても電話しなければいけない時は、「夜分遅く失礼します」や「お忙しい中大変申し訳ございません」などと電話の初めに伝えると丁寧でいいですね。

◆電話をかける時の状況を考える

静かなところで相手の声がしっかりと聞き取れる環境で話をしましょう。
何があるか分かりませんのでメモの準備も忘れずにしておくといいですね。
また自分の声がはっきりと伝わるようにハキハキと話をすることが大切です。
電話では相手の表情などは当然分かりません。
声のトーンは上げて、相手に明るい印象を持たせることも大切ですね。
正直、電話でのテンションが低いと相手にいい印象を与えないのは確実です。
清々しい明るい声でハキハキと話してくれる相手の方が好感度はかなり高いですよ。

◆まとめ

電話の初歩的フローチャートです。
是非覚えておきましょう。
① お忙しいところ恐れ入ります。○○大学○○学部の○○と申します。
間違ってもいきなり、本題に入るのはNGですよ。
② 人事部の○○様お願いできますでしょうか?
担当者につないでもらったら再度①を復唱しましょう。
③ 要件を伝えたら、お忙しい中お時間頂ましてありがとうございました。
このように感謝の意を伝えることが出来れば尚良いですね。
また要件の伝え方も何の話をしているのか目的を明確にして話をしていきましょう。
④ それでは失礼致します。
これが簡略的ですが一連の流れです。
最初と最後はかなり重要なので特に注意しておきましょう。
挨拶を忘れてガチャと切ったりすると今までの対応の良さが一気にダメになってしまいます。
終わりよければ全て良しとまではいいませんが、最初と最後はどうしても相手の印象に残りがちです。
電話をする前には失敗しなくていいように練習してから会話をしましょう。

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