事務職の仕事内容とは?職種別の業務や求められる適性、求人の探し方

新卒でも転職でも事務職は、人気の高い職種です。しかし、事務職といっても仕事の内容は、さまざまで多岐にわたります。みなさんは事務職の仕事内容にはどのようなものがあるかご存知ですか?事務職の求人は人気のため、応募者がたくさん集まり求人があっても採用されるのは難しい状況です。まずは、事務職にはどんな種類があって、どのような仕事をしているのか。事務職に求める適正やスキル、事務職の求人の探し方を理解しましょう。

≫未経験から事務職へ|必要なスキルと役立つ資格とは?

事務職の基本的な仕事内容

事務職といっても、業種や企業の規模などによって、その仕事の内容はさまざまですが、基本的なものにはどのような仕事があるのでしょうか。

事務職とは?

事務職とは、一般的には他の社員が業務をスムーズに遂行できるように、サポートを主に行う職種です。事務と言っても、企業や部署によって仕事内容は大きく異なり、一般事務や経理事務、営業事務などの事務職があります。

事務職の主な仕事内容とは?

電話応対

もちろん他の職種の社員も電話応対は行いますが、オフィースワークのことが多い事務職が、もっとも電話を取ることが多くなります。他の社員宛てに来た電話を取り次いだり、担当者が不在や忙しい時などは状況に応じて、要件をメモして渡しかけ直しを依頼したりします。

来客対応

来客の対応も事務職が行う企業が多いようです。具体的には、来客があった際に応接室などの打ち合わせのスペースへ案内することが業務となりますが、場所の手配や準備、飲み物の用意なども行います。

書類の作成・整理

業務に必要なさまざまな書類を作成も行います。作成する書類の種類は、社内向けの書類から、取引先の企業に宛てた書類、行政など公的機関へ提出する書類など社内外さまざまです。場合によっては、営業職など他の社員の依頼により、見積書や請求書、納品書、契約書などを作ることもあります。また、作成した書類や社外からの書類をファイリングして整理したり、管理することも業務となります。

郵便物の発送・仕分け

会社から発送する郵便物をまとめて対応したり、会社宛てに届く郵便物を種類に応じて分けるのも事務職の仕事です。

備品の管理・補充

コピー用紙やコピー機のインク、文房具など事務用品や備品の在庫状況を把握し、必要に応じて補充するのも事務職の仕事です。業務用のパソコンやプリンター、FAXなどに不具合が生じた際には、メンテナンスの依頼などの手配も行います。

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事務職の主な種類と特徴

人気の職種である事務職ですが、事務職にもさまざまな種類があります。転職で事務職を目指すなら、まずは事務職の種類とそれぞれの業務内容を知ることから始めましょう。

一般的な企業で活躍する事務職

・一般事務

一般事務は、企業によって担当する仕事の内容は違いますが、事務職のなかでも最も一般的な職種です。先述の通り電話応対や来客の対応、社内外で必要な書類の作成、整理、処理、郵便物の仕分けや発送など広範囲に渡る事務業務を担当します。社員数の多くない企業では、専門的な事務職がいないこともあり、他の事務職の業務を横断的に行なうこともあります。

・経理事務

経理事務は、企業でのお金の流れを管理、記録するのが主な仕事です。具体的には、日常業務としての現預金や手形の管理、経費計算、売掛金買掛金の管理などがあります。月次業務としては、売掛金の回収や買掛金の支払い、月次決算書の作成などです。年次業務としては、決算書の作成や税金などの納付があげられます。

・営業事務

営業事務は、企業の営業部門のサポートを主に行う事務職です。一言でサポートといっても、その内容はさまざまで、電話応対やメールの対応、来客対応、書類の作成や管理整理、顧客情報の管理、商品管理、営業に必要なデータ集計などを行います。営業職の社員とこまめに引継ぎを行ったり、営業担当が不在の時には代わりにお客様とやり取りを行うこともあり、コミュニケーション能力が必要な事務職です。

・人事事務、労務事務

人事事務は、部門構成や人材の配置など人事企画、採用、労務管理、教育、制度や環境の整備などに関わる事務を行います。そのなかでも、特に労務管理を中心とした業務を行うのは労務事務と区分されることがあります。具体的には、入社手続きや退職手続き、給与計算や支払い、社会保険等の手続、社員情報の管理などの業務を担当します。

・総務事務

総務事務の仕事は幅広く、オフィスや施設の管理、備品の管理・発注、書類の作成や処理、総務部内や全社に関係する書類の管理、社内規定の策定や改定、株主総会や役員会などの運営などですが、福利厚生や法務、広報などの業務も専門の部署が無い企業では総務事務が担当することもあります。

・秘書

秘書は、社長や役員などについて庶務全般を管理・処理して、サポートするのが仕事です。具体的には、電話応対、メールや手紙の処理、スケジュール管理、来客対応、文書作成などで、その他慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わることや、掃除、整理整頓などオフィス環境の整備なども行います。

専門的な分野で活躍する事務職

・貿易事務

貿易事務は、貿易に関わる事務全般を担当します。 海外から輸入したり、国内から海外へ輸出したりする際には、煩雑な事務手続きが必要となり、このような貿易に関する事務手続きを行うのが貿易事務の仕事です。具体的には、輸出入貨物の通関書類などの作成や船の予約や船積手配、海外との交渉などを行います。

・医療事務

医療事務は、病院やクリニックなどの医療機関で、来院する患者の受付や応対をしたり、医療費の計算や診療報酬を請求したりするのが仕事です。他にも外来では、患者さんの呼び出し、カルテやレントゲンの準備、検査データの準備など、病棟では入退院手続きや手術・検査スケジュールの管理なども行うことがあります。

・パラリーガル

パラリーガルとは、法律事務所などで、弁護士の監督の下で法律に関する業務を行い、弁護士の業務の補助を主な業務としています。業務は主に秘書業務と法律業務に分類され、秘書業務は電話や来客対応、郵便物の処理、弁護士のスケジュール管理、契約書などの書類作成、戸籍や住民票の取り寄せなど、法律業務には資料収集や文献調査、議事録作成、裁判所への同行や書類提出、訴状や裁判記録の作成・確認、法務監査の補佐などはあります。

・学校事務

学校事務は、小学校、中学校、高等学校、大学、専門学校などの学校法人や教育機関で働く事務職の総称です。仕事の内容は、学校の種類や規模などによってさまざまです。小さな規模の学校では、学校施設の管理や備品教材の管理発注などの総務的な仕事から、教職員の給与計算や経費などの精算といった人事や経理に関連する仕事、窓口での受付業務や来客対応、電話応対まで幅広い仕事を担当します。大学など大きな学校では、「教務課」「学生課」「人事課」「経理課」「総務課」などといったように、担当する業務によって部署が分かれており、それぞれに関連する業務が行われています。

≫営業事務とは?仕事内容から一般事務との違い、働くメリットまで

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事務職で働くメリットとデメリット

人気の高い事務職ですが、事務職として働くことはどのようなメリットがあるのでしょうか。またデメリットはあるのでしょうか。具体的にみてみましょう。

メリット

・働きやすい

月末や年度末などの繁忙期を除き、残業や急なタスクがそれほど発生することがなく、決まった時間で退社しやすいので、仕事とプライベートの両立しやすい環境です。

・未経験でも応募できる求人がある

一部の専門的な事務職を除いて、必要とされるスキルや資格は多くなく、未経験からでも挑戦することができます。

・パソコンやコミュニケーションのスキルが身に付く

事務職は、業務で書類を作成することが多いため、パソコンのスキルを身につけることができます。また電話応対や来客対応によってコミュニケーションスキルも鍛えられます。

デメリット

・業務内容がルーティンワークになりがち

業務はルーティンワークが多く、新しい業務に挑戦したり、クリエイティブな仕事をしたりする機会は少なく、仕事の内容にあまり変化がありません。

・物足りなさを感じる人もいる

仕事の内容に変化があまりないことに加えて、業務の特性上、仕事が会社の利益に直結しにくいので、頑張って働いても努力が認められにくい場合があり、人によっては仕事にやりがいを感じにくいこともあります。

 

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事務職を目指す上で身に付けておきたいスキル

正社員での転職を目指す場合にも、パートで目指す場合にも事務職を希望するなら身に付けておいた方が、採用試験で有利になるスキルがあります。代表的なものを紹介しましょう。

事務職で役立つ基本スキル

・基本的なパソコン操作のスキル

資料作成やファイルの管理といった業務が多いため、基本的なOAスキルは必要となります。特にWord、Excel、Power Pointなどのオフィス系ソフトは、使用することが多いのである程度使えると良いでしょう。また、キー操作が早いとデータ入力などの仕事をスムーズに進めることができるので、タイピングの練習をしておきましょう。さらにショートカットキーを覚えておくと、業務がより効率的になります。

・事務処理能力

一番重要なスキルは、事務処理能力です。人間ですのでミスを完全に無くすることはできませんが、ミスなく正確に、しかも迅速に事務処理を行えるのが理想です。業務が多い時には、状況に応じて作業に優先順位をつけて、緊急性の高い仕事から処理するようにします。また事務職の仕事は締め切りが決められた仕事が多いので、スケジュールに沿って業務を進める力も求められます。

・コミュニケーション能力

事務職に意外に必要とされるスキルがコミュニケーション能力です。部署や役職を越えてやり取りをする機会が多いため、コミュケーションスキルが求められます。職場の他部署のサポート役として、社員が求めていることを察する能力があるとさらによいでしょう。

・ビジネスマナー

電話の応対や接客対応など、社内だけではなく社外の人接することもあるため、ビジネスマナーが必要とされます。敬語の使い方、電話対応の仕方、お茶の出し方などのマナーがきちんとできなければ、社外の人から「この会社は社員教育ができていない」と評価されてしまいます。適切なビズネスマナーを身にみにつけて、「会社の顔」として対応することを意識しましょう。

事務職の仕事の幅を広げるスキル

・簿記

経理事務以外でも、経理に関する知識は持っていたほうがよいでしょう。特に、規模が小さな企業では、さまざまな事務業務を横断的に担当することが多くあります。簿記など経理の知識があると、業務を遂行する上でとても役に立つでしょう。日商簿記などの資格を取得しておくと、知識の習得ができるうえ、転職する際にも有利となる可能性があり、キャリアアップの可能性が広がります。

・語学

海外との取引がある企業では、外国語など語学のスキルがあると役立ちます。秘書の場合には、社長や役員の海外出張に同行して、通訳を担当することもあります。

・法律に関する知識

法律事務所で働くパラリーガルはもちろん必要となりますが、それ以外の事務職でも法律に関する知識があると役に立ちます。人事や労務関係では、労働基準法や労働組合法、労働関係調整法のいわゆる労働三法といわれる法律に関する知識が業務上必要となります。また、それ以外にも企業の業務は、さまざまな法律によって許可されたり規制されたりしています。特に自分の業務に関連する法律については、ある程度の知識を持っていると役に立ちます。

≫営業事務の仕事内容とは?1日のスケジュール例と求められるスキル

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事務職の求人情報の探し方

事務職で転職を目指す際には、どのような方法で求人情報を探したらよいのでしょうか。

ハローワークを利用する

ハローワークとは、正式には「公共職業安定所」といわれる施設で、地方各地に設置されています。無料で利用でき、求人を紹介してもらえるほか、転職の相談も可能です。また、就職セミナーなども開催していて応募書類の書き方や面接のアドバイスなどもしてくれます。地域に密着した求人が豊富なので、地元企業で働きたい場合には利用がおすすめです。

ハローワークに登録されている求人に応募する場合には、ハローワークが発行する紹介状が必要となります。希望する求人があった場合には、窓口でハローワークの担当職員に相談したうえで紹介状を発行してもらいます。この時に窓口の職員が、求人企業に応募希望者がいる旨を連絡してくれることがほとんどですが、面接日時などの詳細は、自分で企業に連絡して確認をする必要があります。

転職サイトに登録する

転職サイトも、無料で利用することができます。希望する条件に応じて求人情報の検索することができ、インターネットを利用して「いつ・どこでも」転職活動が可能です。求人に応募した後の企業とのやり取りは自分自身で行います。

転職エージェントを利用する

転職エージェントに登録すると、希望条件に合った求人を紹介してくれる。転職エージェントは、膨大な数の求人を扱っているため、時には非公開求人を紹介してもらえることもあります。転職エージェントの中には、応募書類の書き方や面接の対策について相談できるところもあります。一般的には、面接日の調整や企業との交渉は、転職エージェントが代行してくれます。転職エージェントも無料で利用できるため、ハローワークや転職サイトと併せて利用するのがおすすめです。

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未経験でも事務職に応募できる?

人気の高い事務職ですが、未経験でも応募できるのでしょうか。また未経験で応募する際には、どのような点に気をつけたらいいのでしょうか。

未経験者が応募できる求人もある

先述の通り、一部の専門的な事務職を除いて、必要なスキルや知識、資格が少ないため、未経験でも応募できる事務職の求人は多くあります。ハローワークなどの転職支援サービスを利用する場合には「未経験OK」の求人を探すと良いでしょう。転職サイトの場合には、条件で「未経験OK」にチェックを入れて絞り込みます。転職エージェントを利用する際には、未経験でも応募可能な求人を紹介してもらいましょう。

事務職の求人は人気が高い傾向にある

事務職の求人は、営業職など他の職種に比べて人気が高い傾向にあります。企業は、事務処理能力の高い人や経験者を好んで採用する傾向にあるため、「未経験OK」の求人があるとはいえ、応募者が多く非常に倍率が高いと考えたほうが良いでしょう。また、応募者が多いことから募集されてもすぐに締め切られることもあるので、こまめに求人情報をチェックすることをおすすめします

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人気の高い事務職は、さまざまなサービスを利用して求人をチェック

事務職の求人は、人気が高いことから応募者が多く、非常に倍率が高くなり採用されるのが難しい傾向にあります。ハローワークなどの転職支援サービスや転職サイト、転職エージェントなど複数のサービスを利用して、こまめに求人情報をチェックするようにしましょう。また、転職エージェントは、豊富に求人を扱っているので、公開されていない求人の情報も持っている可能性があります。無料で利用できるので転職活動にはおすすめです。

 

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先輩の体験談

上坂香織 様
将来を見据えて、自分がイキイキと働ける環境へ!IT企業へ正社員内定!

今回の転職で叶えたかった事を教えてください!

30歳を超え、今後を考えた時、現在は日給制で販売ゆえに不規則な勤務が続いており、将来を見据えた時、対人経験を活かしながら、もっと仕事とプライベートにメリハリをつけ、専門性を身につけたいと考え今回転職に至りました。

面接を受けてみていかがでしたか?

IT企業の事務職を受けたのですが、経歴中心に面接練習で準備していたことを聞かれたので、乗り切れました。推薦状で退職経緯なども説明してくれていたので、スムーズに話が進みました。

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