事務職は、数ある職種のなかでもバックオフィスを担う重要なポジションです。ただし、一口に事務職といっても所属する部門などによっていくつかの種類に分かれるのが事務職の特徴でもあります。そのなかでもよく耳にするのが「営業事務」。営業事務とは具体的にどんな仕事をこなしているのでしょうか？
今回は、営業事務の仕事内容をはじめ、1日のスケジュール例や求められているスキルについてもご紹介していきます。
営業事務の具体的な仕事内容
事務職でも「営業」という名称がついている通り、企業内での営業部門に関わる仕事だというのが想定されます。ここでは、実際に営業事務がこなしている具体的な仕事内容についてご紹介しましょう。
営業事務とは
営業事務とは、会社内の特に営業部門・営業職スタッフに対して事務的なサポート業務を担っています。よく「一般事務と営業事務はどんな違いがあるの？」といった声を耳にしますが、営業事務は一般事務に比べ、営業部門に関連性の高い業務が主体となります。
また、営業部門に在籍する事務職は総じて「営業事務」と呼ばれることが多いです。営業事務では、電話やメール・対面などでクライアントとやり取りをしたり、数値管理を担ったりする場合もあります。
営業事務を募集している主な業界は、保険会社、不動産、メーカー、広告代理店などが挙げられます。営業事務は、エンドユーザーに対して直接対応するポジションというより、得意先・仕入先の担当者を持つ営業担当者を支える形で活躍しています。
営業事務の主な仕事内容
営業事務は企業や配属部門の特性によって、さまざまな仕事をこなしています。ここでは、営業事務はどういった仕事をしているのか、主な仕事内容についてご紹介しましょう。
管理業務
営業事務は、フロントオフィスで諸々の活動をしている営業スタッフをサポートするため、各種管理業務を担当します。営業職は営業活動が仕事の中心であり、クライアントと円滑にコミュニケーションを図ることが重要です。営業事務は営業アシスタントのようなイメージでその営業活動を支えます。
たとえば営業担当やクライアントから受けた依頼をもとに、商品やサンプル品、カタログなどの受発注を行うのも営業事務が行う仕事のひとつ。クライアントの契約書の作成や管理を行う契約管理も重要な仕事です。
納品管理では、決められたスケジュール通りに納品されるように進捗状況を管理します。注文を受けたらすぐに対応できるように、在庫数を記録・管理することも重要な仕事のひとつです。
また、営業担当者がクライアントを訪問する際のスケジュール調整が必要になれば、日程の調整も行います。営業に関する数字（売上額・仕入額など）も、営業事務が毎月計算して経理部門とやり取りを行うことも企業によっては営業事務が担当します。
書類作成
営業事務として書類を作成するのは、提案書・各種営業資料・見積書・納品書・請求書など多岐にわたります。提案書、営業資料は、クライアントや見込み客に対して提示する資料が必要な際に欠かせません。
見積書は、クライアントの社内承認を取るためにも必要です。営業事務が必要に応じ、商品やサービスの数量・価格を記した見積書類を作成します。商品やサービスを納める際には、同封する納品書を作成します。
また、自社が提供した商品やサービスに対する代金を支払ってもらうため、営業事務が請求書類を作成することもあります。企業によっては経理部門で発行されることもありますが、営業事務が集計して経理部門と連携する形をとることも。
営業の仕事では、毎月の売り上げデータや進捗具合など、細かいデータを営業活動に活かすことも多いです。この際に必要なデータを入力、管理するのも営業事務が担うケースもあります。
クライアントやお客様、来客への対応
営業事務は主に事務所内で遂行する仕事が多い傾向にあります。事務所にかかってきたクライアントからの電話やメールなどに適宜対応するのも、営業事務の大切な仕事のひとつ。特に営業担当者は外回りで社外にいることも多く、営業担当者からの指示やクライアントからの要望、お客様からのクレームなどにも臨機応変に対応します。
営業事務の1日のスケジュール例とやりがい
営業職の場合、外回りなど日々の状況によって1日の流れは大きく異なります。一方で、営業事務は営業担当者のサポートが主な仕事ではありますが、1日の主な流れはある程度ルーティン化されているのがポイント。ここでは、営業事務の1日のスケジュール例と仕事のやりがいについてご紹介します。
営業事務の1日のスケジュール例
営業事務の出社～帰社までの一般的なスケジュールは以下の通りです。
・8:30 出社
・8:45 ミーティング
・9:00 始業
・12:00 昼休憩
・13:00 午後の業務開始
・16:30 ミーティング
・18:00 退社
ミーティング時間や始業開始時間などは企業によってさまざまですが、基本的には上記のような流れで1日を過ごします。
まずは出社後、社内外から届いたメールをチェックし、当日すべきことなどを把握しておきます。ミーティングでは営業担当者のスケジュールや業務内容を確認し、漏れのないように自分のスケジュールに組み込んでおきます。
午前中は主にクライアント対応が中心となり、管理業務、資料作成などを行います。前日に要望があった場合には、必要な見積書や発注書などを作成。営業スタッフから依頼のあったことなど早めに作業が必要なものも、順次対応しておきます。
昼休憩が終わったら、午後も同様に仕事をこなします。クライアントへの対応や受注業務などをこなし、必要な郵便物があれば発行・発送手続きを行ったり、雑務も済ませておきます。夕方が近づいてくると、営業担当者がオフィスに戻ってきます。必要に応じて行われる夕方のミーティングでは、営業先で得た情報共有や適宜打ち合わせも実施。ときには急ぎの仕事を依頼されることもあります。
その日によって異なりますが、緊急で依頼された仕事の状況によっては残業が発生することも。また、書類作成などでミスがあった場合も、再発行などの手続きが必要です。翌日にボリュームのある仕事が控えている場合には、前日に必要な物を準備しておくこともあります。
営業事務の仕事のやりがい
営業事務は、バックオフィスとして営業担当者をサポートする大切な仕事です。モノやサービスを売るには営業担当者の力が欠かせませんが、ひとりですべての仕事をこなすことはできません。大きな売り上げの陰には、必ずといっていいほど営業事務スタッフの力がプラスになっているのです。
営業事務は、主に営業担当者やお客様から感謝されることが多く、それが仕事に対する大きなやりがいにつながっています。営業担当者からの要望以上のサポートができたとき、そしてお客様の悩みや問い合わせに対し円滑に対応できたとき、解消されたときなどに喜ばれると、「もっと頑張ろう！」という気持ちが芽生えるはず。
また、そもそも売り上げを作っているのは営業担当者ですが、それを支える営業事務なしでは成り立ちません。営業部門が売り上げ目標を達成した場合など、チームの一員としてやりがいを感じられるのも営業事務のやりがいであり魅力のひとつといえます。
この他、営業担当のサポートを行い、業務がスムーズに進んだときに達成感を得られることもあります。営業事務はひとりでコツコツ行うというよりは、営業担当者とお客様との間に入る潤滑油のような役割があります。人と人とのコミュニケーションがスムーズにいくお手伝いをしたその先に、営業事務のやりがいや喜びがあるのではないでしょうか。
営業事務に求められるスキルと持っておくと良い資格
営業事務は数多くの企業で募集されているとともに、「営業事務として働きたい」と考えている人も多い人気の職種でもあります。もし、今後営業事務として働きたいのであれば、どんなスキルが必要なのか、どんな資格があれば採用されやすいのかを把握しておくことが内定獲得にもつながります。
ここでは、営業事務に求められるスキルをはじめ、持っておくと良い資格についてもご紹介していきます。
求められるスキル
営業事務は、事務職でありながらもやや動きの多い職種のひとつ。というのも、仕事内容は営業担当者やお客様の動きに臨機応変に合わせなければならないケースが多いのです。そのため、事務的なスキルだけではなく、社会人としてのビジネスマナーなど求められているスキルを把握しておきましょう
事務処理能力
まずは「事務」という職種柄、事務処理能力は欠かせません。たとえば管理業務や資料作成など、事務的な作業を行うスキルが求められます。
事務処理能力では、ミスなく効率よくできることが望ましいです。そのためには、まず全体像を把握し、何をすべきかある程度の流れが頭のなかにできあがっていることが重要。ある程度パターンを作っておき、冷静・丁寧に処理することでミスを防ぐことにもつながります。
また、事務処理をスムーズに行う際、何かと何かを並行して行うことが多いのではないでしょうか？一つのことに集中しすぎず、冷静に多角的に見れる視野を持つことも、事務処理能力と大きく関連しているといえるでしょう。
パソコンスキル
営業事務は、デスクワークが主な仕事であるためパソコンスキルは欠かせません。まずは基本的なソフト（ワード、エクセル、パワーポイント）を扱えることは最低限必要なスキルでしょう。パソコンは、営業事務に関わらずどんなポジションでも必須のスキルといえます。
また企業によっては、近年は顧客管理や営業支援ツールなどを操作するスキルも求められる場合があります。こうしたツールは企業全体で導入したものをはじめ、クラウド型などさまざまです。入社する前に覚えるというよりも、入社後に臨機応変に使いこなせるよう、パソコン操作に対し慣れておくことをおすすめします。
コミュニケーション能力
営業事務は、一般事務や総務・経理事務などと比較すると、社内外の人間と関わる機会が多い傾向にあります。そのため、コミュニケーション能力は事務職のなかでも特に必要とされるスキルのひとつ。コミュニケーション能力が高いと、クライアントと信頼関係を築いたり、クレームに対応したりする際に非常に重宝します。
コミュニケーション能力は、ビジネスシーンで重要なスキルであり、他の職種でも大いに活用できるスキルです。
持っておくと役立つ資格
営業事務の仕事をするうえで、求人の応募条件などに「必須」とされる資格がなければ、必ず必要な資格というものはありません。しかし、資格があれば他の応募者よりも仕事に対してアピールできるわけであり、内定を勝ち取る近道にもなります。
資格があることで、業務の幅が広がったり役立ったりすることもあるため、もし取得を検討しているのであれば以下の資格などをチェックしてみましょう。
・日商簿記検定（3級以上）
・秘書技能検定
・MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
・TOEIC
など
日商簿記検定は、2級ともなると合格率が20～30％程度とやや難易度が高いです。3級だと40～50％程度ですが、それでもやや難しい資格といわれています。就職活動では3級でも十分活かせる資格といえるでしょう。
この他サポート的な業務のスキルを養うためにも秘書技能検定はおすすめです。この他、パソコン・語学なども活かせる資格のひとつです。
営業事務は求められるスキルも幅広いが未経験者でもチャレンジできる！
営業事務は、必ずしも必要な資格はないものの、求められるスキルは多岐にわたります。突然のトラブルなどでも臨機応変に対応できる柔軟性はもちろん、パソコンなどの実技的な部分も欠かせません。
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