事務職の志望動機の書き方と例文｜履歴書でアピールするには？
一口に事務職と言っても、専門分野ごとに様々な事務の仕事があり、その内容は多岐に渡ります。ここでは事務職の主な種類について具体的に紹介し、それぞれの仕事に転職するための心得や、転職時に気を付けたい効果的な志望動機の書き方について、例文つきで解説していきたいと思います。
経験の有無に関わらず事務職への転職を成功させるための秘訣をお教えします。
事務職の基礎知識
一般的な事務職の仕事内容
事務職の仕事は基本的には、ほかの社員の業務をサポートする、オフィスワークを担当することが多くなります。仕事内容の具体例を挙げると、来客対応、電話応対、郵便物の仕分け、データ入力などが代表的なものですが、事務職の種類により、業務内容も変わりますし求められるスキルも異なってきます。
事務職の主な種類
・一般事務
オフィスワークを幅広く担当するのが一般事務。事務職と言えばほとんどの方はこの一般事務を想定されるのではないでしょうか。
・経理事務
経費精算、帳簿作成、現金出納、仕訳など経理業務を担当するのが経理事務。一般事務と比べると経理分野に特化した仕事が中心であり、簿記や会計の知識なども求められます。
・営業事務
プレゼンテーション用の資料、見積書、発注書、請求書などを作成し、営業担当のサポートを行うのが営業事務。営業スタッフと二人三脚で仕事をすることも多く、事務職というよりも営業の一員としての色合いが濃い仕事です。
・人事事務・労務事務
入退社に必要な手続き、給与計算などを担当し、採用業務をサポートするのが人事事務・労務事務。また企業によっては採用実務などを担当することもあり、人事関連全般が業務の範囲となります。
・総務事務
一般的な事務職の仕事に加え、備品管理、防犯対策、社内イベントの運営などを行うのが総務事務。デスクワークに加えてフィールドワークも多くなります。
・秘書
スケジュール管理、来客対応など、会社役員の業務サポートを行うのが秘書の仕事。役員付として仕事をするため、個人のための仕事が多くなります。
またこのほか、貿易事務や医療事務、パラリーガルなど、専門的な分野で活躍する事務職もあります。
事務職の志望動機を書くときのポイント
志望企業を選んだ理由を明確に書く
ほかの企業でも当てはまる可能性がある理由は避けましょう。「給与・待遇が良い」「勤務地が選べる」など条件面に惹かれたことを理由にすると「条件次第でいつでも転職してしまうのではないか？」という疑念を持たれてしまいます。
事務職の業務内容は企業による違いが少なく、業務に関連する志望理由は熱意が伝わりづらいため、企業研究を行い、志望企業ならではの特色から理由を説明し、なぜほかの企業ではなくその企業なのかを明記することを心がけましょう。また志望企業で入社した後の姿もイメージし、目標を話せるようにするとベターです。
事務に関連した経験をアピールする
オフィスワークの経験は直接的なアピールになるため、具体的な事例を挙げてアピールするとよいでしょう。実績や評価されたことがあれば積極的に記載し、説得力のあるアピールを心がけましょう。
事務未経験の場合は、これまでの経験を事務の仕事に紐付けることを意識しましょう。たとえば接客業で培った顧客対応スキル、日常的にパソコンを使っていた経験などは事務職の仕事にも十分活用できるスキルですので、これまでの自分のキャリアを棚卸しし、スキル・経験を整理しておきましょう。
事務職に役立つスキルを記載する
・コミュニケーション能力
他者と連携・協力する上でコミュニケーションスキルは欠かせません。事務職は部署を超えてほかの社員と連携する機会も多く、円滑に業務を遂行していくためには事務処理能力以上にコミュニケーションスキルが必要です。自分のコミュニケーション能力を裏付けるエピソードとともに紹介するように心がけましょう。
・パソコンスキル
Word（ワード）、Excel（エクセル）、PowerPoint（パワーポイント）などOfficeアプリケーション操作は事務職にとっては必須の作業。使用頻度、使用歴、用途などに加え、「タッチタイピングができる」「タイピング速度」などスキルのレベルも具体的に書いておくことをおススメします。
・専門知識
専門的な事務職に応募する場合は、知識を有していることがアピールになります。例えば経理事務なら経理の知識、法律事務なら法律の知識、医療事務なら医療の知識など、専門性が要求される仕事でも十分対応できることをアピールしましょう
事務職の志望動機の例文
事務職未経験の場合
・例文1
『私は一般事務職としての経験はありませんが、営業職として約3年勤務し、一般的な社会人としての資質および基本的な事務スキルは身に付けております。元々事務作業のような細かい仕事には興味があり適性もあると考え応募いたしました。前職では専任の営業事務スタッフが不在で、キャリアの浅い私がその役割を担うことも多かったため、日常的にPCでの作業が多く、PC操作に関しては自信がありますし、何よりも営業より事務の仕事のほうが合っていると思っています。』
・例文2
『私が秘書職を志望する理由は前職で培ったコミュニケーションスキル・接客スキルを最大限生かしステップアップ仕事として秘書職が最適と思ったからです。前職のレストランではソムリエとして、ゲストのおもてなしを担当しましたが、お客様に喜んでいただくためにはコミュニケーションスキルこそが重要と考え日々精進して参りました。秘書職として担当するエグゼクティブに円滑な業務遂行をしていただくことは、相手に配慮する接客スキルがもっとも活かせる仕事だと確信しております。』
事務職経験者の場合
・例文3
『前職では営業事務として、営業メンバー5人の売上げ管理・営業サポートに携わってきました。今回御社の営業事務の管理職候補募集を知り、キャリアアップの絶好の機会と捉え応募させていただきました。前職では繁雑で細かい業務でも優先順位をつけ正確に、迅速に処理する力を養いましたし、社内の受注管理システム改善への取り組みが全社的に評価され社長賞も受賞しました。貴社においては、さらなる営業効率化を目指し、業務改革を推進中であると、ホームページで拝見し、私の今までの経験や、仕事に対する姿勢が活かせる環境だと思い、志望いたしました。』
・例文4
『前職では主に決算業務を担当しておりました。将来的には財務・経理のプロフェッショナルとして活躍したいというビジョンを持っています。御社のようなグローバルに事業展開を図る企業でなら、海外子会社や関連企業との業務も多く、有価証券報告書作成や連結決算業務などより幅広い経験をすることができると考え応募いたしました。大学在学中に簿記2級を取得しておりますが、現在１級所得に向けての勉強をいたしております。これまでの経験を活かしつつ、さらなるスキルアップを図り末永く御社で活躍させていただく所存です。』
実に多彩な事務の仕事。転職成功のためには事前準備が欠かせない
すべての事務職で必須となるスキル
専門分野ごとに仕事内容は異なりますが、必須となるスキルは共通しています。業務を遂行するための基本となるPCスキルと他部署や関係各所との折衝におけるコミュニケーションスキルは必ず必要となります。社会人経験の浅い方や業務未経験の方の場合は、この2つのスキルを備えていることが応募の最低条件ともなるため、第三者からの評価や経験内容などを具体的に示しスキルを備えていることをアピールしましょう。
志望動機は明確に
志望動機とは「その企業でなければならない」という熱意のこと。待遇の良さや労働条件の魅力など、どの企業にもあてはまりそうな理由では熱意は伝わりません。まずはその企業が求める人物像と自分との合致点を探し、そこで発揮しうる自分の強みを整理します。そして、その企業で自分が何をしたいのか、その企業において自分は何を成し遂げたいのかについて、具体的なストーリーと語らなければなりません。
活かせる経験・スキルは具体的に
経験者の場合は自分が過去にどんな経験をし、どんな成果を挙げたのかを具体的に示しましょう。
未経験者の場合は、実務経験はなくとも前職での経験、これまで培ってきたスキルの中で転職後に活かせるものを紐づけしアピールすることを心がけましょう。
