職務内容の書き方｜採用担当者に自分の経験をアピールするには？
就職活動や転職活動を行う際に何度も記述することとなるのが「職務内容」です。職務内容をうまく記述すると自分の経歴をアピールできます。そのため、ただ基本に沿って記述するのではなく、相手の印象に残るような書き方を心掛けることが重要です。
今回は職務内容に関して、しばしば混同される「事業内容」や「業務内容」との違いや、履歴書・職務経歴書への書き方、記述時のポイントなどをご紹介します。就職活動や転職活動を行っている最中の方は、ぜひ参考にしてみてください。
職務内容と事業内容・業務内容の違い
そもそも職務内容として、具体的にどのようなことを記述すればよいか分からないという方は多いかもしれません。実際、職務内容は事業内容や業務内容と混同されやすく、以下の違いについては留意しておく必要があるのです。
職務内容とは？
職務内容とは、企業の中で発生する仕事のうち、特に各部署で発生する業務の中で個人が担当している仕事のことを指します。つまり職務内容とは、企業全体で行っている業務を細分化したものとなるのです。
職務内容は同じ企業に勤務している人の間でも違いがあり、各々の役職によって割り当てられる職務内容も異なることがあります。よって、履歴書や職務経歴書に職務内容を細かく記入することが求められるのは、企業名やその事業内容だけでは分からない、その人ならではの職務経験の内容を把握するためといえるでしょう。
事業内容とは？
個人の仕事内容を意味する職務内容に対し、事業内容とはその企業が行っている仕事内容のことを指します。事業内容は企業内で順守すべき基本的な規則を記載した「定款」に基づいており、簡単にいうと個々の社員が行っている職務内容をまとめたもののことを意味するのです。
業務内容とは？
職務内容だけでなく事業内容とも混同されやすいのが業務内容でしょう。業務内容とは事業内で発生する仕事のひとつという定義がされています。営業部や広報部、人事部などの各部署で行われる業務のことと言ったほうが、わかりやすいでしょう。
職務内容はどこに書く？
応募書類に職務内容を記載する際には、以下の点に注意してください。
職務内容を記載する書類
職務内容は職務経歴書に記載するのが一般的ですが、履歴書に記載することもあります。それぞれの書類の特徴や作成する目的を見ていきましょう。
・履歴書
履歴書とは氏名、住所、生年月日、学歴、職務経歴、免許などの基本情報について記載する書類です。就職・転職時には、ほぼ間違いなく提出が求められる最も基本的な書類と認識するとよいでしょう。
・職務経歴書
職務経歴書とは履歴書と一緒に提出する書類で、正社員求人への応募で提出を求められる場合が多くなっています。この書類を提出することで、過去に従事した職務や役職、ポジションなどを応募先企業に知ってもらうことができるのです。
履歴書と職務経歴書の違い
履歴書と職務経歴書の違いについて、見ていきましょう。
・履歴書で注目される主なポイント
履歴書には住所だけでなく最寄り駅などを記載することもあります。これにより、応募先企業は居住地からの通勤が可能かどうかを判断することができるのです。また職歴や志望動機などの項目からは、「応募先企業の事業と経歴がマッチしているか」や「入社する意欲が強いか」「希望する給与と実際に支給される給与に隔たりはないか」といったことを判断することができます。これらを総合して、合否が決められるのです。
・職務経歴書で注目される主なポイント
職務経歴書では、それまでに取り組み、成果を上げた仕事の内容などを詳しく記載することだけでなく、アピールポイントを強調することも可能になります。その内容から応募先企業では、「求める実務能力を有しているか」あるいは「十分なプレゼン能力があるか」「意欲を持って仕事に取り組んできたか」といったことを見極めることができるでしょう。その人の仕事における人柄を判断することも可能です。
また転職活動において、「転職理由に問題はないか」といったことも職務経歴書の内容から判断することができます。そのため転職を希望する側にとっては、極めて重要なアピールの機会になるといえるでしょう。
・フォーマットの違い
一般的に履歴書は基本的なフォーマットが決まっているため、市販のものに記入するだけでも作成することができます。一方で職務経歴書に関しては明確なフォーマットがなく、応募者には創意工夫が求められるのです。
オーソドックスな職務経歴書としては、時系列で経歴をまとめる編年体式（編年体形式）や、プロジェクト単位でまとめるキャリア式があります。それまでに経験した職種が多い方の場合、職種別に経歴を羅列するなど見やすくすると、資料を活用したプレゼン能力などが評価してもらえることもあるのです。
職務内容の書き方
続いては、職務内容の書き方を「履歴書に記載する場合」と「職務経歴書に記載する場合」に分けて見ていきましょう。
履歴書に記載する場合
履歴書の場合、職歴を記載できる欄は限られているため、職務内容は要約して記載するのが基本となります。細かな業務内容などは敢えて書かず、「〇〇店にてホール業務を担当」や「〇〇部に配属」など、支店名や配属先、従業員数などを短くまとめて簡潔に記載すると人事担当者も見やすくなるでしょう。
一方、応募書類として履歴書しか提出を求めていない企業では、細かな職務内容は面接で直接説明してもらうことを前提としているケースも少なくありません。そのため、面接に臨む際には履歴書作成時に省略した職務内容を的確に説明できるよう準備をしておきましょう。
職務経歴書に記載する場合
一方で職務経歴書に関しては職歴や職種、職務内容を詳細に記載するための十分なスペースが確保されているため、できるだけ詳しく書くことが大切です。その際には担当した年月や配属先は必ず明記するようにし、職務内容は文章もしくは箇条書きで記載するようにしましょう。
また職務経歴書全体のレイアウトは採用担当者が読みやすいよう配慮してください。それまでに携わった職務で培ったスキルや強み、実績があれば、そこに目が行くよう強調して記載することをおすすめします。
上手なまとめ方が分からない場合は、当社キャリアアドバイザーがアドバイスすることもできますのでお気軽にご相談ください。
職務経歴書に職務内容を書くときのポイント
職務経歴書に職務内容を記載する際には、アピールポイントを強調することだけでなく、伝えたいことが相手にしっかりと伝わるよう、以下のポイントに注意してください。
専門用語には説明をつける
より詳しい職務内容を記載しようとすると場合、専門用語を使用しないと、上手に説明できなくなってしまうこともあるでしょう。しかし担当者が専門用語の意味を理解できないと、せっかくのアピールも伝わらなくなってしまいます。このことから専門用語を使用する場合は必ず説明を併記し、その意味がしっかりと相手に伝わるよう配慮することが大切です。
また異なる業種へ応募する際は、このような専門用語の意味がうまく伝わらず、アピールの失敗が起こりやすくなります。そのため客観的な立場になって、一つひとつの用語の意味が伝わるかどうかを検討するようにしましょう。
応募企業に関連する職務について書く
これまでに転職をした経験が多い方やさまざまな職種に携わった経験がある方の場合、それまでに経験した職務内容の中には、応募する企業の業務に無関係なものがあるかもしれません。職務経歴書は読みやすく、アピールポイントが分かりやすいことが何よりも重要です。そのため経験したすべての職務を書く必要はなく、アピールができる職務だけを抜粋して記載しても問題ありません。
また正社員としての採用を希望される方は、アルバイトの職務経験を書くべきではないと考えることもあるでしょう。しかしアピールになる職務経験であるならば、アルバイトであっても記載することをおすすめします。職務経歴書の作成時には、それまでの職務経歴を整理し、記載するものと記載しないものに分けておくとよいでしょう。
編年体式とキャリア式を使い分ける
職務経歴書作成時は、編年体式とキャリア式を使い分けることで、自分の経歴に合った方法でのアピールができます。
・編年体式
編年体式とは時系列に職務経験を記載していく形式です。この形式では職務内容の習熟度合いを伝えやすく、自分がこれまでにどのようなキャリアアップをしてきたかといったこともアピールできます。転職回数が少ない方や特定の業界でしか働いたことがない方には、この形式がおすすめです。
・キャリア式
キャリア式は、職務別に職務経験を時系列で記載していきます。特定の職務内容をアピールしたいときにはこの形式が向いており、転職回数が多い方や各々の職務経験の年数が短い方などには特におすすめです。
アピールポイントが少ない場合はエージェントの利用がおすすめ
履歴書や職務経歴書に職務内容を記載する際には、基本的な書き方を守りつつアピールポイントをしっかりと書き、いかにして自己PRをするかが重要になるといえます。しかしながら十分な職歴がない方やアルバイト経験しかない方の場合、そもそもアピールポイントがないということもあるかもしれません。
そのような方はエージェントに相談に乗ってもらい、有効な就職・転職活動方法を模索していくことをおすすめします。まだ職務経験が豊富ではない若手の方の場合、「若手特化型エージェント（キャリアスタート）」のような、若い人材の就職・転職サポートのコツを知っているエージェントを利用するとよいでしょう。職務経験に自信がもてないという人は当社アドバイザーが書類作成のサポートをすることもできますのでぜひご相談ください。
