電話のマナーはしっかりしておこう!かける時の注意点とは?

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インターネットが普及した今日ではネットカメラやメール、SNSでの連絡手段が増えていきました。
昔のように「詳しくは電話で」なんて言葉も減ってきたのではないでしょうか?
そんな中でも使用頻度は減ってきているものの相手へ電話する際のかけ方は非常に重要です。
今回は電話のかけ方についてお話していきましょう。

◆要件は必要最低限で
時は金なりとはよく言ったもので電話での対応をしているとついついあれも、これもとお話を進めてしまう事が多いように思えます。しかし、自分とっても相手にとっても長電話というのは良いとは言えません。
電話中は何もできない為、仕事に対する作業効率が明らかに下がってしまうからです。
そうならないで済むようにかける前には必ず話す内容をメモにまとめ、それだけを話すようにしましょう。
まずは、必要な事は話さないと言う事から練習していきましょう。

◆言葉使い
次に注意すべき点はこの言葉使いです。
遠方のクライアントやお客様、もしくは同じ会社の別支店の人など電話をかける人は多義にわたります。
そして、当然老若男女分かれるわけですが、誰に対しても共通で言える事は言葉使いをしっかりすることです。
正直、日本語は敬語や謙譲語など分かりにくい言葉が非常に多いです。
特に、「了解しました」なんて言葉を若い社員が上司や目上の人に使っているのを聞いた事がありますが、正直これはNGになります。
正しくは「承知しました」が正しいです。
このように間違えた使い方をするのは非常に宜しくないです。
特にそれが身内であれば注意してもらえますが、クライアントやお客様であれば、それだけでマイナス要素となり兼ねません。
しっかりと言葉のマナーは覚えておきましょう。

◆相手が電話に出たら
相手に電話を出たら、よく「〇〇さんのお宅でしょうか?や〇〇さんのはいらっしゃいますか?」と最初に言う方がいます。昔はそれでも良かったのですが最近では少し変化してきています。
個人情報の観点から相手が誰かもわからないのに自分の名前を先に教えたくない!という方が多いのです。
ですから、最初に電話する際は、「おはようございます(挨拶)〇〇会社の〇〇と申しますが、〇〇様は~」というくだりが相手に安心感も与える事ができるので非常にいいです。
このように、自分から名乗ることはとても大切な事です。
電話をする際のマナーとして最初は自分から名前を名乗るというのは忘れないようにしておきましょう。
電話のマナーも難しいので恥をかかないようにしっかり覚えておきましょう。

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