社会人として知っておきたい電話のかけ方とは?

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電話とは相手の顔が見えない分、非常に重要です。
声色1つ間違えれば良い印象を持たれることはありません。
顔を見て話さない分、楽だ!と思っている人もいるでしょうが顔が見えないからこそ、ちょっとしたことがビジネスにおいて命取りとなる事もあるのです。
今回は電話の掛け方についてお話していきましょう。

◆電話を掛ける時間帯は考慮しよう
まず、電話でのビジネスの基本としては、早朝・勤務外・勤務終了間際での電話は避けるという事です。
これはとても重要な事で、例えば取引先に電話をする際に早朝ですともちろんか会議や朝礼があっていますのでその妨げになりますし、時間外は当然仕事をしていないのですから失礼に当たります。
帰宅間際も仕事が終わろうとしている頃に話をしても大抵の人は「うわっこんな時間に!?」と思う方も少なくはないでしょう。
電話をかける時間帯には十分に注意しましょう。

◆資料とメモ用紙は準備しておくこと
電話は相手にとっても自分にとっても時間をかけてしまうデメリットがあります。
長々と電話をしてしまうとその分仕事も捗らないので作業効率も落ちてしまいます。
仕事全体的な流れを見ても良い事とはいえません。
電話の内容をきっちり話す為にも要件を伝えるために必要な書類等はしっかりと手元に準備しておくようにしましょう。
業務にとって必要最低限の内容を効率よく話せる事が重要です。
また話の最中に重要な要件は書き残せるようにメモは準備しましょう。
自分は少ししか話す事がなくてもタイミングよく相手からは二つも三つも内容を話されることもあります。その際にしっかりメモをしておかなければ電話の内容を忘れてしまったとなればそれは信用問題に関わる事です。
友達との会話であればさっきの内容何だったのか?で聞き返せば済みますが仕事ではそうはいきません。
しっかりと内容は書き留めておきましょう。
これは社内・社外問わず重要です。十分に注意しておきましょう。

◆復唱をしよう
とにかく電話で大切な事は復唱です。
いつどこで何時に待ち合わせや、何時から会議があるなど、とにかく重要な内容は必ず復唱をするようにしましょう。
社会人にとって復唱することは非常に大事です。
メールにしろ、電話の内容にしろ、日本語はいろんな意味や言い回しがあるので非常に難しいです。
自分では理解しているつもりでも本当の意味合いを理解できていない場合も十分にあります。
必ず復唱をするようにしましょう。
以上が電話のかけ方で注意することです。
社会人としての常識を守りつつ電話対応はしていきましょう。

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