履歴書をメールで送付するときのマナー|すぐに使える例文付き

 

近年、採用活動はWEB上で行われるのが主流となり、応募書類の送付から面接の日程調整、採否の連絡ほか応募者と企業とのコミュニケーションのほとんどはメールで行われるのが一般的になっています。

メールは最も手軽な通信手段であり、ビジネス上のマナーなどがおざなりになりがちと言えます。

ここでは、履歴書をメールで送付する際に気を付けるべきこと、送付時のメール本文の書き方などについて例文を交えて詳しく解説していきます。

≫第二新卒の履歴書作成のコツ|志望動機や本人希望記入欄に何を書く?

履歴書をメールで送るときのマナー【ファイル形式編】

汎用性が高いデータ形式にする

履歴書の本文データはPDFを使用するのが一般的です。WordファイルやExcelファイルを使用すると、受け手のバージョン次第ではレイアウトが崩れたり、文字化けを起こしたり、読み込み不能となる恐れがあります。またPDFはレイアウトを保ったまま送付できて、編集されにくいという利点もあるので特におススメです。WordやExcelで作成後、保存するときにPDFに変換するだけでよいので手間もかかりません。履歴書は汎用フォーマットを使用するのが一般的で、多くの方はインターネットで履歴書のフォーマットをダウンロードして作成しているようです。

ファイル名を付ける

これは忘れずに実行してください。「送付する日付_氏名_履歴書.pdf」など、中身がわかるファイル名を付けることで採用担当者がファイルを整理しやすくなります。ファイル名が付けられていないと、保存後の管理次第では書類そのものが削除されてしまうこともあり得ます。

パスワードを設定する

履歴書は個人情報のため、パスワードをかけて送付するようにしましょう。

パスワードをかけるにはいくつかの方法があります。

・PDF文書自体か圧縮するZIPファイルにパスワードを設定する

・Wordで作成した場合、PDFへの変換時の設定でパスワードを掛けられる

・PDFにパスワードをかけるソフトを利用してパスワードをかける

またZIPファイルにパスワードをかけるときには対応する圧縮ソフトをインストールする必要があります。

パスワードをかけた後は、セキュリティの観点から、別のメールでパスワード送付し、採用担当者以外の第三者の目に触れさせないようにしましょう。

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履歴書をメールで送るときのマナー【メール本文編】

選考への応募とわかる件名を付ける

相手にとってわかりにくい件名にすると、見落とされたり、迷惑メールと勘違いされたりする可能性があるため、用件と名前が一目でわかる件名にする必要があります。

例:「履歴書ご送付の件(氏名)」「〇〇職応募の件(氏名)」など

簡単な自己紹介と要件を記載する

自己紹介をせずに履歴書だけを送るのは相手に対し失礼です。

メール本文に自己紹介と履歴書を送付する旨を必ず記し、求人を見たサイト名や応募の理由なども添えておくと、履歴書にしっかり目を通してもらう確率が高まります。

忘れずに署名を入れる

文末に自分の連絡先として、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載することも忘れてはいけません。読み方が難しい氏名はふりがなを付けるとより丁寧な印象になります。またメール本文との区切りがわかりやすいよう、線や記号で区切るとより親切です。

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「履歴書送付時に使えるメールの例文」

履歴書の送付を伝える例文

件名:履歴書送付の件(氏名)

宛先:〇〇株式会社 採用ご担当者/〇〇様

本文:

突然のメールにて、失礼いたします。私○○大学在学中の(氏名)と申します。

この度、貴社の採用ホームページにて〇〇職の募集情報を拝見し、ぜひご応募したくご連絡いたしました。ご指定の履歴書を添付ファイルにて送付いたしますのでよろしくご査収ください。

ご多忙の折に恐れ入ますが、ご確認の程よろしくお願いいたします。

==============

○○大学 経済学部

  • ●●●(氏名)

070-××××-××××(携帯番号) 

××××××@×××.com(Eメールアドレス

===============

 

パスワードを知らせる例文

○○株式会社

採用ご担当者/○○様

送信者:○○○○(氏名)

件名:パスワードのお知らせ

【本文】

毎々お世話になっております。送付いたしました応募書類のパスワードをお送りします。

Password: ×××××××××

よろしくお願いいたします。万一不具合などありましたらご連絡くださいませ。

○○○○(署名)

 

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メールだからこそより丁寧な対応を心がけよう

メールもビジネス上の大切なコミュニケーション

メールは最も手軽な通信手段であり、相手の顔を見ずともメッセージだけを送れる便利なものです。

しかし、手軽であるが故に、軽く考えてしまいなのも確か。

メールも、電話も、面談も等しく大切なビジネス上のコミュニケーションであることを念頭に置き、丁寧な対応を心がけましょう。

メールの文面があなたの評価を左右する

・挨拶抜きで要件しか記載されていない

・間違った日本語を使っている

・読みにくい

これらは相手に「常識に欠ける」という印象を与え、下手をすると書類選考の俎上にすら上がらない可能性もあります。「このメール送信から選考は始まっている」という意識を持つことが何より重要です。

相手からの返信には即レスが基本

メールでのやりとりにはタイムラグが生じがちですが、多忙な採用担当者からの連絡にはすぐに応えるのが基本です。タイムラグが長引くのは非常識と捉えられ、応募の意思すら疑われかねません。よほど事情がない限り、返信は当日中か遅くとも翌日には行いましょう。返信が翌日になる場合は「返信が遅くなり、誠に申し訳ございません」とお詫びの一文を添えることをお忘れなく。

基本を押さえ、採用成功を目指そう

ここではメールで履歴書を送る際の注意点について解説しました。先ほど述べた通り、応募のメールから採用活動はスタートしています。単純なPC操作のミスが相手の心象を悪くし、結果的に選考対象にすらならないということが起こらないとも限りません。解説した内容を踏まえ、完璧な就職活動を目指してください。

採用は目の前です。

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